Los archivos y los sistemas de gestión de la información representaran en gran medida el futuro de las redes sociales, ya que estas aunque se vean dirigidas y gestionadas principalmente por las personas, ya que los usuarios son los que tienen el poder y los que realizan todas las funciones de caracterización en las redes sociales y su principales manipuladores y creadores.
La entrada de la web 2.0 en los sistemas de gestión de al información y en los archivos ya se ha ido explicando a los largo de los trabajos de la asignatura viendo como se fue haciendo la evolución de herramientas de hipermedia como pueden ser XML o la instalación de las normas ISAD-G gracias a este XML y ademas el uso de lenguajes para estas normas como es el SGML. Ademas de informar que archivos y sistemas de gestión de información por igual están entrando dentro de la web 2.0 para la comunicación con sus usuarios y así entrando en los nuevos aspectos de Internet donde la participación de los usuario se convierte en la herramienta principal de la creación de información y en donde la función principal de sistemas de información así como de archivos sera el facilitar información y manejar la información que los usuario creen y dejara de ser el almacenamiento y distribución selectiva.
Ademas en este trabajo comentare el futuro tanto de los sistemas de gestión de información como de los archivos en las redes sociales y sus funciones futuras.
Sistemas de gestión de información.
Los sistemas de gestión de información suponen tanto (bibliotecas como centros de documentación, etc), estos sistemas podrán verse beneficiado por el uso de la redes sociales en muy diferentes formas.
Las redes sociales en las bibliotecas y centros de documentación tienen dos vertientes:
- Contactos con otras instituciones y profesionales
- Contacto con los usuarios.
Hay redes profesionales dedicadas solamente a ámbitos de actividades concretos, otras enfocadas a mantener relaciones laborales con los colegas y compañeros, a las búsqueda de empleo, y cabe destacar al importancia de estar presente en estas redes para conocer distintas formas de trabajos así como aportar ideas para contribuir a la red, dar respuesta a cuestiones del ámbito de estos sistemas, acceder a nuevas relaciones institucionales o laborales, compartir recursos, colaborar con estudios, aportar en investigaciones...
Otros aspectos que se dan en el uso de redes sociales en los sistemas de gestión de información pueden ser estos:
- Accesibilidad
- Compartir recursos.
- Actualizar servicios
- Mayor transparencia
- Integración con nuevos medios
Muchas empresas se nutren de estas redes sociales y hacen que sus usuarios estén informados y a la vez puedan participar en decisiones de empresa gracias a estas redes sociales, y los sistemas de gestión de al información pueden aprender eso de las empresas privadas ya adaptarse para que en un futuro los usuarios puedan realizar la gestiones con los sistemas de la misma manera que hoy en día las empresa lo hacen
Ademas cabe resaltar que el procesos de un sistema de gestión de la información esta destinado para el usuario y es algo que tiene en común con las redes sociales, las cuales se destinan a los usuarios, así que de esta forma se puede sacar que información y crear información útil para que el usuario pueda trabajar con ella.
Dentro de los sistemas de gestión documental me gustaría decir que en un futuro también se contempla un concepto que hoy en día es poco conocido pero que es el futuro dentro de estos sistemas y en concreto dentro de la bibliotecas. Este concepto es el de la biblioteca 2.0 el cual es un funcionamiento que permite que las bibliotecas respondan rápidamente a las necesidades del mercado. Esto supone una filosofía de cambio rápido, de las estructuras de organización flexibles, de las herramientas nuevas de la web 2.0 y de la participación del usuario que pondrá a la biblioteca en una posición mucho mas fuerte, que resuelve con eficacia las necesidades de una población mas grande.
Según DidacMargaix “ Biblioteca 2.0 es la aplicación de las tecnologías y la filosofía de la Web 2.0 a las colecciones y los servicios bibliotecarios, tanto virtuales como presenciales.”
Con la explosión de la información y su masificación en Internet, se puede pensar que los sistemas de gestión de información han perdido terreno, pero esto no es cierto ya que sus funciones lo que hacen es extrapolarse a otras funciones y pasar de ser un almacén de información a convertirse en el intermediario entro los usuarios y la información, en esto las redes sociales supondrían un soporte muy valido y útil ya que ayudan tanto en rapidez como en accesibilidad a el usuario.
Archivos.
Los archivos tienen que entrar dentro de este futuro dedicado también a las redes sociales, como he comentado con los sistemas de gestión de la información la creación de un sistema en el que las redes de información sean un canal principal de transmisión de la información en los usuario así como el uso de ellas para la comunicación con los mismos marcara el futuro de los archivos.
En el caso e los archivos es de gran importancia el resaltar la especialización que tenga el mismo, ya que en los archivos se debe tener muy en cuenta el tipo de archivo del que estamos hablando a la hora de ver sus posibilidades con las redes sociales, por ejemplo un archivo hospitalario no tendrá las mismas funciones que un archivo universitario.
Pero con todo cabe decir que desde que los archivos realizaron la concienciación del uso de la Web 2.0 para abordar la catalogación de los mismo, estos archivos tienen ya dado un paso muy grande, archivos que usan los sistemas como SGML, descripción con XML y demás herramientas de la web 2.0 tendrán mucho mas fácil el uso de esos aparatos con las redes sociales que los archivos que aun se encuentren en proceso o con estas tecnologías obsoletas.
Estos archivos pueden realizar unas funciones de información y expansión de materiales gracias a las redes sociales. Las funciones y aspectos antes mencionados de los cuales puede las redes facilitar también entraran dentro de los archivos, por poner un ejemplo un usuario del archivo de granada podría ver un documento electrónicamente de un archivo brasileño gracias a estas tecnologías y la red social podría funcionar como intermediario.
La utilización de las redes sociales en los archivos sera de una gran importancia en un futuro y ademas permitirá la como objetivo mas importante el que el archivo amplié sus funciones a la de la comunicación directa con el usuario, cosa que los archivos anteriormente siempre han tenido como materia pendiente.
Por ultimo me gustaría resaltar una figura y unos programas que para mi suponen el futuro dentro de los archivos y sistemas de gestión de información:
Community Manager:
Community managero Social Media Manager es la persona encargada de gestionar, construir y moderar comunidades en todo a una marca en Internet. Esta profesión supondrá el futuro dentro de los sistemas de gestión de información y de los archivos ya que sera la persona que principalmente maneje el sistema o archivos dentro de las redes sociales y el entorno de Internet.
Las funciones del Community Manager son:
- Marketing on-line.
- Estrategias de difusión y visibilidad del sistema.
- Relaciones exteriores.
- Soporte técnico.
- Desarrollo del producto informativo.
- Funciones relacionadas con el Social Media Landscape.
Con lo cual el Community Manager sera el responsable de los aspectos que tengan que ver con dar una cara en la red hacia el usuario y otros sistemas y al mismo tiempo saber resolver dudas que puedan surgir con las redes sociales o comunidades que maneje el sistema, también tendrá que ser una persona que indague dentro de las evoluciones en Internet para mantener al día al sistema en todos estos aspectos.
Gestores de redes sociales
Para finalizar cabe resaltar programas que se convertirán en imprescindibles dentro de la los sistemas de gestión de información y archivos en sus introducción en las redes sociales, estos programas son los gestores de redes sociales, los cuales te permiten gestionar tus cuentas de las distintas redes sociales a las que estés suscritos de manera fácil y rápida.
Entre estos gestores cabe destacar a HootSuite, debido a que es uno de los mas usados así como un gestor que tiene bastante funcionalidad y al mismo tiempo es sencillo.
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