¿Qué futuro tienen los archivos y los sistemas de gestión de información en el mundo de las redes sociales?

Los archivos y los sistemas de gestión de la información representaran en gran medida el futuro de las redes sociales, ya que estas aunque se vean dirigidas y gestionadas principalmente por las personas, ya que los usuarios son los que tienen el poder y los que realizan todas las funciones de caracterización en las redes sociales y su principales manipuladores y creadores.

La entrada de la web 2.0 en los sistemas de gestión de al información y en los archivos ya se ha ido explicando a los largo de los trabajos de la asignatura viendo como se fue haciendo la evolución de herramientas de hipermedia como pueden ser XML o la instalación de las normas ISAD-G gracias a este XML y ademas el uso de lenguajes para estas normas como es el SGML. Ademas de informar que archivos y sistemas de gestión de información por igual están entrando dentro de la web 2.0 para la comunicación con sus usuarios y así entrando en los nuevos aspectos de Internet donde la participación de los usuario se convierte en la herramienta principal de la creación de información y en donde la función principal de sistemas de información así como de archivos sera el facilitar información y manejar la información que los usuario creen y dejara de ser el almacenamiento y distribución selectiva.

Ademas en este trabajo comentare el futuro tanto de los sistemas de gestión de información como de los archivos en las redes sociales y sus funciones futuras.

Sistemas de gestión de información.

Los sistemas de gestión de información suponen tanto (bibliotecas como centros de documentación, etc), estos sistemas podrán verse beneficiado por el uso de la redes sociales en muy diferentes formas.

Las redes sociales en las bibliotecas y centros de documentación tienen dos vertientes:

• Contactos con otras instituciones y profesionales
• Contacto con los usuarios.

Hay redes profesionales dedicadas solamente a ámbitos de actividades concretos, otras enfocadas a mantener relaciones laborales con los colegas y compañeros, a las búsqueda de empleo, y cabe destacar al importancia de estar presente en estas redes para conocer distintas formas de trabajos así como aportar ideas para contribuir a la red, dar respuesta a cuestiones del ámbito de estos sistemas, acceder a nuevas relaciones institucionales o laborales, compartir recursos, colaborar con estudios, aportar en investigaciones...

Otros aspectos que se dan en el uso de redes sociales en los sistemas de gestión de información pueden ser estos:

• Accesibilidad
• Compartir recursos.
• Actualizar servicios
• Mayor transparencia
• Integración con nuevos medios

Muchas empresas se nutren de estas redes sociales y hacen que sus usuarios estén informados y a la vez puedan participar en decisiones de empresa gracias a estas redes sociales, y los sistemas de gestión de al información pueden aprender eso de las empresas privadas ya adaptarse para que en un futuro los usuarios puedan realizar la gestiones con los sistemas de la misma manera que hoy en día las empresa lo hacen

Ademas cabe resaltar que el procesos de un sistema de gestión de la información esta destinado para el usuario y es algo que tiene en común con las redes sociales, las cuales se destinan a los usuarios, así que de esta forma se puede sacar que información y crear información útil para que el usuario pueda trabajar con ella.

Dentro de los sistemas de gestión documental me gustaría decir que en un futuro también se contempla un concepto que hoy en día es poco conocido pero que es el futuro dentro de estos sistemas y en concreto dentro de la bibliotecas. Este concepto es el de la biblioteca 2.0 el cual es un funcionamiento que permite que las bibliotecas respondan rápidamente a las necesidades del mercado. Esto supone una filosofía de cambio rápido, de las estructuras de organización flexibles, de las herramientas nuevas de la web 2.0 y de la participación del usuario que pondrá a la biblioteca en una posición mucho mas fuerte, que resuelve con eficacia las necesidades de una población mas grande.

Según DidacMargaix “ Biblioteca 2.0 es la aplicación de las tecnologías y la filosofía de la Web 2.0 a las colecciones y los servicios bibliotecarios, tanto virtuales como presenciales.”

Con la explosión de la información y su masificación en Internet, se puede pensar que los sistemas de gestión de información han perdido terreno, pero esto no es cierto ya que sus funciones lo que hacen es extrapolarse a otras funciones y pasar de ser un almacén de información a convertirse en el intermediario entro los usuarios y la información, en esto las redes sociales supondrían un soporte muy valido y útil ya que ayudan tanto en rapidez como en accesibilidad a el usuario.

Archivos.

Los archivos tienen que entrar dentro de este futuro dedicado también a las redes sociales, como he comentado con los sistemas de gestión de la información la creación de un sistema en el que las redes de información sean un canal principal de transmisión de la información en los usuario así como el uso de ellas para la comunicación con los mismos marcara el futuro de los archivos.

En el caso e los archivos es de gran importancia el resaltar la especialización que tenga el mismo, ya que en los archivos se debe tener muy en cuenta el tipo de archivo del que estamos hablando a la hora de ver sus posibilidades con las redes sociales, por ejemplo un archivo hospitalario no tendrá las mismas funciones que un archivo universitario.

Pero con todo cabe decir que desde que los archivos realizaron la concienciación del uso de la Web 2.0 para abordar la catalogación de los mismo, estos archivos tienen ya dado un paso muy grande, archivos que usan los sistemas como SGML, descripción con XML y demás herramientas de la web 2.0 tendrán mucho mas fácil el uso de esos aparatos con las redes sociales que los archivos que aun se encuentren en proceso o con estas tecnologías obsoletas.

Estos archivos pueden realizar unas funciones de información y expansión de materiales gracias a las redes sociales. Las funciones y aspectos antes mencionados de los cuales puede las redes facilitar también entraran dentro de los archivos, por poner un ejemplo un usuario del archivo de granada podría ver un documento electrónicamente de un archivo brasileño gracias a estas tecnologías y la red social podría funcionar como intermediario.

La utilización de las redes sociales en los archivos sera de una gran importancia en un futuro y ademas permitirá la como objetivo mas importante el que el archivo amplié sus funciones a la de la comunicación directa con el usuario, cosa que los archivos anteriormente siempre han tenido como materia pendiente.

Por ultimo me gustaría resaltar una figura y unos programas que para mi suponen el futuro dentro de los archivos y sistemas de gestión de información:

Community Manager:

Community managero Social Media Manager es la persona encargada de gestionar, construir y moderar comunidades en todo a una marca en Internet. Esta profesión supondrá el futuro dentro de los sistemas de gestión de información y de los archivos ya que sera la persona que principalmente maneje el sistema o archivos dentro de las redes sociales y el entorno de Internet.

Las funciones del Community Manager son:

• Marketing on-line.
• Estrategias de difusión y visibilidad del sistema.
• Relaciones exteriores.
• Soporte técnico.
• Desarrollo del producto informativo.
• Web 2.0
• Funciones relacionadas con el Social Media Landscape.

Con lo cual el Community Manager sera el responsable de los aspectos que tengan que ver con dar una cara en la red hacia el usuario y otros sistemas y al mismo tiempo saber resolver dudas que puedan surgir con las redes sociales o comunidades que maneje el sistema, también tendrá que ser una persona que indague dentro de las evoluciones en Internet para mantener al día al sistema en todos estos aspectos.

Gestores de redes sociales

Para finalizar cabe resaltar programas que se convertirán en imprescindibles dentro de la los sistemas de gestión de información y archivos en sus introducción en las redes sociales, estos programas son los gestores de redes sociales, los cuales te permiten gestionar tus cuentas de las distintas redes sociales a las que estés suscritos de manera fácil y rápida.

Entre estos gestores cabe destacar a HootSuite, debido a que es uno de los mas usados así como un gestor que tiene bastante funcionalidad y al mismo tiempo es sencillo.

Integración entre EAD y XML

-Explicación de EAD.

El EAD (Encoded Archival Description) es el resultado de un proyecto iniciado por en 1993 por la Universidad de Berkeley, claramente es el diseño de una DTD que definía una clase de documentos: Instrumentos de descripción. 

 

Con esta herramienta se se realiza la descripción de materiales archivísticos en un modo multinivel, el tipo de instrumentos de descripción constaba, en términos generales, de una pagina de titulo opcional, la descripción de material archivístico y de unos apéndices también opcionales. 

 

Desde la primera versión ya se usaba el XML como y a partir de esa primera versión de fue desarrollando de una formar extraordinaria debido a las posibilidades que tiene el XML de descripción de datos, y ademas el hecho de usar el XML posibilita la creación de una estructura que relaciona unos documentos con otros y permite crear una estructura normalizada de todos los documentos. 

 

El EAD al ser una DTD de XML refleja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento de descripción de archivo totalmente compatible con la ISAD-G y que posibilita la navegabilidad y acceso a los diferentes documentos de información descriptiva de archivo. 

 

Los documentos EAD aprovechan las posibilidades de los archivos XML a la hora de su difusión en las diferentes redes informáticas y su posibilidad de localizar exactamente y conocer las diferentes marcas pudiendo saber claramente que es cada componente dentro del documento y cual es su relación con respecto a todo el sistema.

Para ello podemos observar esta imagen que nos da una idea de como podría ser una jerarquización en el sistema de información.

Como ya explique en la entrada anterior, un DTD es una descripción del archivo que en este caso es compatible con la norma ISAD-G y va informando la estructura de la normal del documento en concreto que este siendo descrito, obviamente en un caso de archivo se podría situar el documento con los diferentes elementos marcados por etiquetas que serian explicados en el DTD y con el sistema explicado en el XML y pudiendo ser situado en todos los niveles del sistema de información, por lo cual es la normalización del propio documento, con lo cual podemos decir que este archivo supondría la normalización en ISAD-G de ese documento.

Este DTD permite regular utilizando un lenguaje de marcaje como el SGML cuyo uso esta regulado por la norma ISO 8879, el cual es un metalenguaje, que se usa como medio de describir formalmente un lenguaje, en este caso, un lenguaje de codificación etiquetado lo cual lo convierte en un protocolo normalizado, en este proyecto nombrado anteriormente que se desarrollo en la Universidad de Berkeley se selecciono este metalenguaje y finalmente se desarrollo la DTD EAD, formando mas tarde todo esto parte de la Web de la Library of Congress, respaldado por la Society of American Archivist.

La primera versión de EAD como ya se dijo antes usaba el XML y establecía 145 elementos que codifican puntos específicos en la descripción de partes componentes del instrumento de descripción o material que describe.

El EAD usa el termino finding aid para referirse a las herramientas jerárquicas que hayan sido codificadas usando EAD y que permitirá a un creador de registros o a un usuario acceder a los materiales que están siendo descritos.

La versión que ahora mismo esta funcionando es la del 2002 y a continuación adjunto una imagen conuna muestra de el el EAD. (University ofe Minnesota)

 

-Conclusiones.

El EAD como sistema de descripción de materiales es un factor muy a tener en cuenta en un futuro debido a las posibilidades que este plante.

Gracias a este sistema se puede llegar a tener una normalización y representación clara para sus diferentes usos, de todo tipo de materiales y con esto ya no solo estamos hablando de los sistemas de información que obviamente son los primeros agraciados por esta posibilidad sino que también hablamos de otros ambientes que pueden llegar a normalizarse como pueden ser muchas de las plataformas e información que existen en la red.

Primero cabe decir que los sistemas de información están siendo favorecidos con esto gracias a que les permite normalizar de manera clara todos los materiales permitiendo su, acceso, recuperación, manipulación y alteración (si fuese necesario), y al mismo tiempo permite crear un sistema complejo de todo ello, pudiendo normalizar los diferentes niveles en los que puede estar situado ese material o información.

Los sistemas de información ademas podrán realizar algo que antes resultaba difícil y en algunos casos vano, que es la posibilidad de transferir información entre ellos de forma rápida y sencilla y poder crear un sistema común de información entre ellos, esto abriría un campo entero dentro del mundo de la información ya que crearía una red en la que todo documento o material normalizado estuviese en relación dentro del sistema y pudiese observarse perfectamente cual es tu lugar dentro del mismo.

Claramente este sistema también posibilitaría que se educase a la gente a usar el propio sistema de forma usuario y así poder enseñale a usar un catalogo o base de datos que este normalizado de esta forma y que el pueda manejarse sin ningún tipo de problema.

Todo esto permitirá a los sistemas de información la posible exposición de los documentos de una forma que el propio documento no se vea en peligro debido a causas de manipulación, en la propia pantalla de la base de datos se podría observar el documento y ademas su normalización realizada.

También este sistema daría información sobre como cuando y que materiales se usan dentro de los sistemas de información, lo cual supone un un dato muy útil para el propio sistema ya que supondría un feedback muy positivo a la hora de realizar una evaluación en el mismo.

Con todo esto y otras posibles funciones el EAD se ve favorecido usar XML ya que le abre un campo de posibilidades en ese aspecto.

Pudiendo también decir cosas sobre el EAD fuera de los sistemas de información, cabe señalar que dentro de Internet este DTD permitiría realizar una normalización de mucha información que se encuentra en la red y que hoy en día esta perdida o se encuentra desubicada o sacada de su contexto lógico.

Con todo ello un ejemplo posible serian las redes sociales, se podría realizar una normalización de las entradas de las redes sociales y realizar un esquema de todo ello que nos permitiese recuperar información que tenemos en una red social y con ello conseguir no perder esa información que con el tiempo acaba pasando al olvido.

Finalmente, cabe decir que todo esto es un campo de posibilidades y de hechos que ya están pasando hoy en día y que muchas universidades bibliotecas y otros sistemas de información y al igual que otros sitios que ya usan el EAD para las diferentes funciones que ofrece.

XML y su papel en los Sistemas de Información.

¿Que es XML?

XML es el acrónimo de eXtensible Markup Language , el cual no es un lenguaje sino un metalenguaje con una forma de definir lenguajes para diferentes necesidades, este XML tiene un funcionamiento especifico por el cual ayudandose de una serie de herramientas puede asegurar la comprensión del metalenguaje (XML).

Este metalenguaje permite a través del sistema de etiquetas (el cual también se usa en HTML) la descripción de los diferentes apartados de un documento archivístico y de otros estilos, teniendo también las características del SGML (Standard Generalized Markup Language) y ademas de puede usar en Internet siendo mucho mas manejable a la hora de su utilización en el World Wide Web.

Este sistema tiene muchas ventajas debido a que permite mucha flexibilidad a la hora del etiquetado y no es un lenguaje tan cerrado como lo pudiera ser el HTML, con este metalenguaje se permite la descripción de fondo bibliográficos muy ampliamente y respetando totalmente las normas preestablecidas (en este caso concreto hablamos de las ISAD-G) teniendo un lenguaje casi libre todo gracias a la parte importante de este tipo de documentos: El DTD (Document Type Declaration), el cual es el que va informando las normas por las que el interpretador debe ver la estructura del documento en concreto.

En estos DTD se refleja la propia descripción de archivo compatible con la norma internacional y posibilita la transmisión a través de tecnologías la información descriptiva de archivo, se podría decir que es un diccionario de las partes del XML en el cual se explica los diferentes elementos correspondientes a cada parte de las normas ISAD-G o también podríamos expresarlo como la herramienta para la validación del propio documento.

Ademas este tipo de documentos permiten enlazarse entre si con hiperenlaces y hiperenlaces multidireccionales lo cual hace que se pueda encajar dentro de un contexto un documento (situarlo dentro de un punto dentro del propio archivo).

Tras las especificaciones hechas con los etiquetados del XML y una vez hecho el DTD para su normalización se debe proceder a ponerle un aspecto al archivo que sea mas propio para el usuario que quiera manejarlo, lo cual también constituye una ventaja dentro del XML, ya que este tipo de documentos permite la inclusión de hojas de estilo XSL (eXtensible Stylesheet Language) lo cual supone una especificación complementaria que se realiza para dar una presentación al documento XML, proporcionándole un aspecto mucho mas amigable.

También es posible realizar una transformación del documento XML a HTML gracias a las plantillas XSLT, lo cual posibilita variar la organización.

A continuación voy a poner una imagen de un ejemplo de archivo XML con su DTD incluido en el cual podremos observar las diferentes partes etiquetadas y como se especifican dentro de las normas gracias al DTD:


XML.

DTD.

Papel del XML en los Sistemas de Información.

Dentro de los sistemas de información el XML supone una gran revolución, debido a a que permita la transmisión de información de una forma rápida y fácil de manejar dentro de los diferentes sistemas, ademas de todo ello permite el respeto de las normas internacionales lo cual supone un avance gracias a que con el DTD del archivo XML se logra la validación del documento dentro del sistema.

Otra de las ventajas que va a permitir este sistema es la globalización a la hora de la descripción de los diferentes niveles dentro de un sistema de información ya que permite la inclusión de un documento dentro de una estructura jerárquica lógica.

La propia creación de bases de datos con archivos XML permite la utilización de datos de forma global, lo cual unido con las tecnologías que se poseen hoy en día abre un amplio abanico que hace que la información que muchas veces se encuentra limitada en cuatro paredes de un archivo pueda ser recogida por una persona en otra parte del mundo con solamente abrir un archivo en una web. También la utilización de las redes sociales para la difusión de estos documentos sera indispensable a la hora de la evolución en estas tecnologías, ya que las experiencias derivadas del uso de esto tipo de sistemas podrá ser compartida y al mismo tiempo los propios archivos.

Este sistema también sera una gran ayuda a la hora de el ahorro de trabajo dentro de los sistemas de información porque viendo unas DTD y teniendo el trabajo compartido de otros sistemas puedes ahorrar energía en la clasificación y normalización de los documentos de un lugar en concreto al poder compartir esa información rápidamente.

Como conclusión cabe decir que este sistema XML abre una puerta al uso compartido de información dentro del mundo entero y que los proyectos que se están llevando a cabo son de gran envergadura y hacen que en un futuro la información sea mas fácil para todo el mundo, este sistema es una ayuda no solo en el campo de los sistemas de información sino también en otros muchos aspectos de ahorro dentro de los sistemas de información a la hora de la normalización automatizada y no supone un el estudio de un lenguaje complejo debido a que su aprendizaje es bastante sencillo.

¿Como afectan la entrada de la Web 2.0 en los sistemas de gestión documental?

La entrada de la web 2.0 ha cambiado por completo los sistemas de gestión documental por diversas razones. Esta entrada de la web 2.0 ademas de crear un modelo en el que el protagonista es el propio usuario, es capaz de facilitar al usuario el uso de los documentos de los sistemas de gestión documental.

Todo ello se puede ver en que la web 2.0 permite a los sistemas de gestión documental el uso de estas nuevas herramientas para facilitar la comunicación entre los usuarios y dichos sistemas y ademas permite que por ejemplo una imagen o un documento que sea necesario rellenar por el usuario este on-line para que sea mucho mas cómodo para todos los usuarios.

Además todo esto ayuda a que el usuario con las nuevas herramientas como twitter o las redes sociales, puedan dar opiniones sobre los diferentes secciones de estos sistemas de información y puedan participar en el acceso a los datos de los sistemas de gestión de información.

Con todo esto se abre una nueva puerta para los sistemas de gestión de información ya que tienen que abrir nuevas secciones web y documentar toda la información en un soporte web 2.0 para facilitar la utilización por parte del usuario aunque esto plantea la duda de si es bueno o no documentar todo lo que se tiene dentro de un sistema de gestión de información.

Como conclusión sabe decir que los sistemas de gestión de información tienen una nueva herramienta en sus manos, que si son capaces de gestionarla debidamente y darle un buen uso puede ayudarle a la hora de crear un acercamiento entre el usuario y el dicho sistema y ademas permitirá crear un mundo mucho mas cómodo para los usuarios.

Explicación de la Web 2.0

Después de haber estado buscando en la red algun documento que sea capaz de explicar lo que es la Web 2.0 y ademas sus componentes y funcionalidades.
He encontrado por parte de un blog un video que explica bastante bien lo que es la Web 2.0 y sus componentes, ademas entra dentro de lo que podria tratarse como su funcionalidad en los centros educativos.
http://blog.educastur.es/blog/2007/06/18/web-20-y-educacion/

El video me ha resultado muy interesante y ademas he aprendido mucho sobre la Web 2.0 recomiendo que todo el que pueda lo vea y preste mucha atención a lo que se dice en el.
En este documental se preocupan de explicar las nuevas herramientas que han ido saliendo con la entrada de la Web 2.0. y el hecho de que la nueva districbucion sea a traves de los propios usuarios ha hecho llegar unas novedades que han cambiado la cara a Internet, debido a que ahora cualquier persona puede dar su propia información sobre los hechos que deseè y dar su opinion sobre temas que antes no era posible.

Con todas estas novedades se han podido hacer nuevas herramientas para poder expresar mejor la nueva información y al mismo tiempo se han abierto otras nuevas webs que han propagado la utilización y editabilidad por parte de los usuario.

Como conclusión se puede decir que esta entrada de la Web 2.0 han puesto al usuario con protagonista principal de la ifnormación que corre por Internat a la vez que facilita la comunicacion entra las personas y los conocimientos de los hechos que ocurren diariamente en todas partes.

Internet y la Sociedad Red Lección inaugural Manuel Castells

• El autor debe situá en un contexto en su momento los momentos históricos de Internet y la evolución, al mismo tiempo que desmitifica el hecho de que Internet pertenezca a ningún estado.
• En términos comparativos trata de explicar la importancia de Internet en nuestros días y como la entrada de los protocolos TCP/IP y el World Wide Web con código abierto hacen que los usuarios sean los principales responsables de la evolución de Internet.
• La apuesta de los propios usuarios es lo que indica que es un nuevo tipo de funcionamiento en lo que mas tarde explica como la nueva sociedad virtual.
• El uso de Internet esta mas distendido en las ciudades mas desarrolladas que en las menos por causas lógicas aunque en un futuro (futuro del articulo) se espera una expansión mucho mayor.
• Internet geográficamente se encuentra principalmente en los sitio urbanos donde se produce mas información.
• No se a desarrollado el des centralización de las ciudades por causa de Internet sino todo lo contrario, se a permitido que aumenten y ademas un gracias a las tecnologías móviles se a permitido el trabajo móvil.
• La divisoria digital queda totalmente descartada en términos étnicos y raciales debido a que se a demostrado un uso equitativo por distintas partes, la única divisoria digital a tratar seria la de la gente que es capaz de saber encontrar las información relevante o no.
• Se esta transformando el modelo de las propias empresas reduciendo horas de producción de trabajo y agilizando los procesos, ademas estas empresas que usan sus sistemas web se ven recompensadas a la hora de ver sus ingresos mejorados y dar una mejor respuesta a los usuarios.
• La llegada de los sistemas electrónicos a las economías bursátiles son una revolución que han propiciado el depender de muchas aplicaciones matemáticas.
• Se crea valor a partir de la innovación porque las empresas apuestan por el talento de alguna persona o por proyectos y financian esos proyectos asumiendo un riesgo.
• Internet no cambia el comportamiento de ella gente, sino que la gente cambia el comportamiento de Internet
• Se crea una sociabilidad física y una sociabilidad a través de Internet en la que las personas con poca sociabilidad real pueden verse reforzadas.
• Internet se puede ver como un movilizador social en el que puedes poner una reivindicación y ademas hacer que la gente conozca tus opiniones y tus movimientos.
• El uso político de Internet se guiá en una sola dirección y es la de dar información de situaciones o actuaciones, pero no la de pedir la participación de los usuarios y sus opiniones o ideas.
• Se esta realizando una lucha a la hora de saber si Internet es capaz o no de mantener la privacidad de la gente, muchos gobiernos han puesto limites a Internet y se esta luchando por ello y algunas personas piensan que el hecho de entrar en Internet te quita toda la privacidad.
• Existe una rivalidad entre los medios de comunicación e Internet y al mismo tiempo se puede decir que los medios de comunicación están usando Internet para recoger opiniones, llegando a tener mas credibilidad lo que dice un medio de comunicación que algo que aparece suelto en Internet.
• Internet es una sociedad virtual que se construye dentro de nuestra propia sociedad.